Données des étudiants

Vos données sont collectées pour les finalités suivantes

Le traitement a pour finalité l'inscription administrative et la gestion de la scolarité des étudiants.
Il comporte plusieurs sous-finalités :

• la gestion des inscriptions et la diplomation
• la gestion comptable des paiements et remboursements des droits de scolarité
• la prise en charge des compensations liées à un handicap
• la gestion des périodes de césure
• le suivi et la mise en paiement des étudiants boursiers avec le CROUS
• la génération d'un numéro INE pour les étudiants internationaux
• la gestion de la mobilité entrante et sortante
• la création d’un compte informatique ouvrant droit à l’ensemble des services numériques de l’établissement
• la réalisation de la Carte Multiservices permettant notamment d’accéder aux locaux et à l’impression de documents
• l’accès aux réseaux (EDUROAM) et services (RENATER) des établissements d’enseignement supérieur et de recherche français
• la possibilité de vous contacter par SMS ou courriel personnel en cas d'urgence et/ou de situation de danger sur le campus
• la possibilité d’utiliser votre SMS ou votre courriel personnel pour valider votre authentification sur les services numériques de l’INSA Rennes (double authentification)
• la réalisation des enquêtes établissement et enquêtes nationales
• la réalisation d’analyses statistiques pour le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche
• la réalisation d'enquêtes sur les conditions de vie des étudiants par l'Observatoire national de la Vie Etudiante (OVE)
• la réalisation d'enquêtes statistiques pour le Groupe INSA

Nous traitons les données suivantes

Concernant les étudiants

• l’identité (noms, prénoms, numéro national d’étudiant ou INE)
• l’état civil (civilité, genre, date et lieu de naissance, nationalité)
• les coordonnées (adresse, numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique)
• la situation sociale (situation familiale et militaire, logement, vie professionnelle)
• le titre de séjour pour les étudiants internationaux
• la situation financière (salarié, boursier, apprentissage, VAE)
• les vœux exprimés par le candidat
• la lettre de motivation et documents facultatifs chargés par le candidat lui-même
• la pratique d'un sport (Sportifs de Haut Niveau - SHN)
• la nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu
• la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, équivalences
• l’année et établissement de première inscription
• la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription
• le dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu
• la situation de l’année précédant l’inscription
• le domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, réussite)

Concernant les parents

• l’état civil
• professions et catégories socioprofessionnelles
• les coordonnées (adresse, numéro de téléphone mobile)

Les bases légales

Le traitement de vos données à caractère personnel relève principalement de l’exécution d’une mission de service public, il est obligatoire.
Certaines sous-finalités sont fondées sur des bases légales différentes :

• la collecte des données dans le cadre des stages et de la formation continue est contractuelle
• la transmission de vos données à INSA Alumni, aux associations étudiantes est basée sur l'intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à cette transmission
• la constitution d'une liste de vos numéros de téléphone et de mails personnels afin de pouvoir vous contacter en cas d'urgence sur le campus sur la base de la sauvegarde de vos intérêts vitaux
• les coordonnées (noms, prénoms, numéro de téléphone) des parents d’élèves sont conservées sur la base légale de la sauvegarde de vos intérêts vitaux, dans le cas d'une urgence

Les finalités statistiques sont nécessaires à l’exécution des missions de service public dont sont investis les responsables de traitements demandeurs, notamment, le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, l’Observatoire national de la Vie Etudiante et la Conférence des Grandes Ecoles (CGE).

Les destinataires de vos données personnelles

Vos informations sont transmises à différents services et entités de l'établissement

• la Direction des Formations
• la Direction du Système d’Information pour vous donner accès à l’ensemble des services numériques de l’établissement
• le service de médecine de prévention, le Centre de Santé
• le service des affaires juridiques pour l’organisation des élections et la gestion des sections disciplinaires
• l'agence comptable pour le réglement des paiements
• le service Vie au campus

Les informations sont également transmises à des organismes extérieurs à l'INSA Rennes

• le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (MESR) afin de renseigner l'application SISE, de répondre aux enquêtes de l'Observatoire de la vie étudiante (OVE) et à celles relatives à l'insertion professionnelle du Centre d'études et de recherche sur les qualifications (CEREQ)
• le CROUS
• la plateforme INES pour les étudiants internationaux
• la Fondation INSA
• la Fondation Groupe INSA
• les universités partenaires en France et à l'étranger
• les associations étudiantes
• les entreprises partenaires dans le cadre d’un stage, d'un double cursus ou du transfert d'un dossier

Les informations collectées lors de l’inscription pourront être utilisées après votre départ de l’établissement pour vous recontacter dans le cadre d’enquêtes relatives à l’insertion professionnelle des diplômés.
Nous transmettons vos données personnelles à l’association des INSA Alumni (Alumni INSA Rennes), afin de mettre à jour leur annuaire des anciens étudiants sur la base de l’intérêt légitime de l'INSA Rennes. Vous avez un droit inconditionnel de vous opposer à cette transmission en prenant contact avec le délégué à la protection des données.
Les coordonnées (noms, prénoms, numéro de téléphone et courriel) des parents des étudiants sont conservées sur la base légale de la sauvegarde des intérêts vitaux de nos étudiants. Cela nous permet en cas d’accident, d’absence ou de tout autre cas de force majeure, de prévenir un tiers.

Durée de conservation et sécurité des données

Les données sont conservées 10 ans sur notre base active. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives Publiques. Nous assurons la sécurité de vos données tant par des mesures techniques qu'organisationnelles. Nous privilégions leur traitement (et notamment le stockage) sur le territoire de l'Union européenne. Quand un transfert hors de l'Union européenne est envisagé, nous mettons en oeuvre les garanties nécessaires afin d'être conformes à la réglementation en vigueur.

Exercer vos droits individuels

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-rennes.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Vos données sont collectées pour les finalités suivantes

• la gestion pédagogique générale
• la gestion des emplois du temps
• la préparation et la gestion des épreuves d'examen
• la certification obligatoire en anglais
• la saisie des notes et résultats
• la gestion des thèses
• les cours et les examens en distanciel
• la gestion et suivi des stages
• la mise en œuvre de traitements de données à des fins statistiques, les enquêtes

Nous traitons les données personnelles suivantes

• les données d'état civil
• la photographie
• le numéro de téléphone, l’adresse courriel
• l’INE
• le numéro étudiant INSA
• les bulletins scolaires
• les informations médicales, le cas échéant

La base légale des traitements

Vos données sont collectées sur le fondement de la mission de service public. Pour la passation du test obligatoire en anglais, le fondement est l'obligation légale.

Les destinataires de vos données personnelles

• la Direction des Formations
• la Direction du Système d'Information
• le Pole Santé
• la bibliothèque
• l’agence comptable
• le MESR
• l’Université de Rennes
• l’association des Alumni de l’INSA Rennes

Durée de conservation et sécurité des données

Les données sont conservées au moins 5 ans en base active. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux archives publiques. Nous assurons leur sécurité tant sur le plan organisationnel que technique. Les données collectées dans le cadre de la passation du test en anglais sont conservées 1 an.

Exercer vos droits individuels

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-rennes.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Vos données sont collectées pour les finalités suivantes

Le recueil de vos données permet au pôle santé de prendre connaissance de la situation sanitaire des étudiants et de développer des actions de prévention et d’éducation à la santé.

Une veille sanitaire de la population étudiante permet :

• l’examen préventif conseillé au cours des 3 premières années du cursus : visite de médecine préventive par le médecin de prévention du Service Santé Etudiante (SSE) : entretien, mise à jour des vaccinations, recherche de risques particuliers en rapport avec la scolarité, informations sanitaires et orientation le cas échéant
• des visites médicales pour les étudiants en situation de handicap ou présentant un état de santé justifiant un accompagnement et l’aménagement de leur scolarité
• la participation aux actions d’information et de promotion de la santé et d’éducation sanitaire telles que les campagnes de prévention, ateliers en rapport avec les priorités de santé publique et les préoccupations des étudiants telles les IST, la contraception, l’hygiène de vie, la nutrition, les addictions, les vaccinations, le handicap, les troubles du sommeil, les troubles psychologiques
• d’assurer une veille sanitaire : participation à la lutte contre les crises sanitaires

Par ailleurs, le pôle santé propose :

• des consultations psychologiques
• des consultations de soins infirmiers

Nous traitons les catégories de données suivantes

Pour la veille sanitaire

• état civil
• coordonnées du représentant légal
• adresse et coordonnées personnelles

Les données de santé suivantes

• dates de vaccinations
• antécédents médicaux et chirurgicaux
• traitement suivi
• conseils

 
Pour l’accompagnements des étudiants en situation de handicap

• typologie du handicap (code)
• date de passage en commission
• documents médicaux certifiants de la situation de handicap
• décision de la commission
• type d'aménagement

La base légale

Il s’agit d’un traitement obligatoire ayant pour base légale les articles L 1411-8 et L1411-11du code de Santé publique, les articles L831-1 et L831-3 du code de l’Education, ainsi que les décrets n° 2008-1026 du 7 octobre 2008 et n° 2019-112 du 18 février 2019.

Les destinataires de vos données personnelles

Vos données médicales étant des données sensibles, elles ne sont traitées que par le personnel du pôle santé de l'INSA Rennes.

Durée de conservation et sécurité des données

Nous conservons vos données de santé pendant la durée de votre présence à l’INSA Rennes, en base active et les 2 années suivantes.
Les données de santé que nous traitons le sont dans des conditions garantissant leur sécurité, leur pérennité et leur protection contre toute atteinte et tout accès non autorisés, dans le respect du secret médical ou du secret professionnel auxquels sont assujettis nos professionnels de santé (infirmiers) et les autres membres de l’équipe pluridisciplinaire. Seules les personnes habilitées ont accès aux données personnelles.
Celles-ci peuvent être transmises à un médecin spécialisé avec votre consentement préalable.

Exercer vos droits individuels

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-rennes.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Vos données personnelles sont collectées par la Direction Europe et Internationale (DEI).

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes

• la gestion de votre dossier
• la sélection des candidatures
• le suivi des mobilités entrantes et sortantes
• la gestion des bourses
• la communication d'évènements internationaux liés à l'international

Nous traitons les données suivantes

• identité (noms, prénoms, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité)
• numéro INE et numéro de la carte étudiant
• adresse postale, courriel et numéro de téléphone
• photo d'identité
• nom d'un contact en cas d'urgence et ses coordonnées
• formation suivie (composante, discipline et niveau)
• mobilité sollicitée (type de mobilité, programme, pays et institution d'origine et d'envoi, période de mobilité)
• langue maternelle et compétences linguistiques (tests de langues)
• le type de logement souhaité (facultatif et pour les étudiants entrants seulement)

Les copies des pièces justificatives suivantes sont demandées :

• pièce d'identité
• carte d'étudiant
• certificat de scolarité pour les étudiants sortants et entrants en double diplôme
• justificatif d'assurance maladie, carte CEAM, justificatif d’assurance responsabilité civile et rapatriement
• relevés de notes et diplômes (traduits en français pour les étudiants entrants)
• contrats de mobilité, contrats d'études et attestation de présence
• lettre de motivation et curriculum vitae
• convention de stage signée (mobilité de stage)
• acte de naissance (traduit en français pour les étudiants entrants)
• rapport de fin de séjour ERASMUS + pour les étudiants sortants

Pour les demandes d'aide financière :

• le type de bourse sollicitée
• si vous êtes boursier durant votre mobilité, la notification d'attribution du CROUS pour l'année en cours
• l’avis d’imposition du foyer fiscal de rattachement, attestations de salaires ou bulletins de salaires pour les revenus étrangers, livret de famille ou attestation de composition du foyer
• vos coordonnées bancaires (nom de la banque, IBAN, BIC/SWIFT, pays du compte)

La base légale

Vos données sont traitées sur la base de la mission de service public qui nous incombe. Elles peuvent également l'être sur une base contractuelle.

Les destinataires de vos données personnelles

• l'agence comptable quand une bourse est allouée
• la Direction des Formations
• les universités partenaires vers lesquelles ou à partir desquelles une mobilité est demandée
• les partenaires locaux de l'INSA Rennes pour des projets auxquels vous avez accepté de participer (Journées Internationales, FIT Europe...)

Durée de conservation et sécurité des données

Les données sont conservées 6 ans en base active. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives publiques. Dès lors que vos données sont transmises à des universités partenaires nous nous assurons de garantir qu'elles sont traitées selon des règles comparables au RGPD.

Exercer vos droits individuels

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-rennes.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Vos données sont collectées pour les finalités suivantes

• la gestion et suivi des stages
• la mise en place des conventions de stage

Les données collectées

• les données d'état civil
• le numéro de téléphone, l’adresse courriel
• l’INE
• le NIR
• le CV, les précédentes expériences professionnelles

La base légale

Vos données sont collectées soit sur le fondement de la mission de service public soit sur la base de la convention de stage.

Les destinataires de vos données personnelles

Les différents services de l’INSA Rennes :

• la Direction des Formations
• la Direction des Relations Entreprises et Partenariats
• l’établissement d’accueil du stagiaire

Durée de conservation des données

Les données sont conservées 5 ans. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux archives publiques.

Exercer vos droits individuels

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-rennes.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Vos données sont collectées pour les finalités suivantes

Les données sont collectées pour procéder aux scrutins au sein des instances représentatives.

Nous traitons les données suivantes

• référentiel des électeurs
• informations générales sur l’instance, son organisation
• les professions de foi
• l'identité des candidats
• les noms, prénoms, adresse postale
• l'adresse courriel
• date de naissance
• la civilité
• le genre
• la date de l'expression du suffrage par les électeurs
• le numéro étudiant INSA

La base légale

La base légale est l'intérêt légitime de l’établissement à recourir au vote électronique à distance pour procéder au renouvellement des instances représentatives.

Les destinataires de vos données personnelles

Le vote électronique est mis en œuvre par le sous-traitant.

Durée de conservation des données

Les données sont conservées en base active par le sous-traitant jusqu’à l’issue des délais de recours dépendant de chaque type d’élection.

Exercer vos droits individuels

Vous pouvez accéder à vos données personnelles et/ou demander à les rectifier si vous constatez une erreur. Quand la réglementation le permet, vous pouvez demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation ou à l’opposition du traitement de vos données. Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpo@insa-rennes.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.